Bedrijfsvoering algemeen

Bedrijfsvoering houdt alle activiteiten in die de gemeentelijke organisatie in staat stelt duurzaam te presteren en maatschappelijke waarde te creëren. Denk aan personeelsbeleid, huisvesting, informatievoorziening en ICT, inkoop en de planning en control cyclus. Een goede bedrijfsvoering is voorwaarde voor het uitoefenen van en het ‘in control’ zijn over de primaire taken en bedrijfsprocessen. Het uiteindelijke doel is een bedrijfsvoering die ervoor zorgt dat de beschikbare middelen zo goed mogelijk renderen om de gewenste maatschappelijke effecten te halen.
Om dit doel te halen moet er flink in de bedrijfsvoering geïnvesteerd worden. Zeker nu vastgestelde nota's, visies en nieuwe wet en regelgeving geïmplementeerd worden en er nieuwe taken vanuit het Rijk op de gemeente afkomen. Dit maakt het werk in de primaire taken en bedrijfsprocessen steeds complexer en omvangrijker. Om die primaire processen goed te ondersteunen is er ook in 2023 gewerkt aan het blijvend versterken van de bedrijfsvoering.

Conform het advies van de commissie BBV (Besluit Begroting en Verantwoording), zal voor de kaderstelling op het gebied van bedrijfsvoering een nota bedrijfsvoering moeten worden opgesteld en aan de raad worden voorgelegd. Door personele omstandigheden bij zowel Duo+ als Uithoorn zelf is dit niet in 2023 opgepakt, maar staat het op de planning voor het jaar 2024.

In 2023 is verder uitvoering gegeven aan het organisatieplan Samen Blijven(d) Vernieuwen. In het kader daarvan hebben verschillende activiteiten plaatsgevonden. Het gaat hier bijvoorbeeld om (gemeentebrede) trainingen, zoals morele oordeelsvorming en datagedreven werken.

Mede als gevolg van het organisatieplan zijn twee extra strategische adviseurs aangenomen en zijn de twee secretariaten zo aangepast dat ze meer en beter de rest van de organisatie kunnen ondersteunen.

Het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers is verder doorontwikkeld. Ook is er meer aandacht gegeven aan ontmoeten, vieren en verbinden, door zomer- en winteractiviteiten te organiseren die daaraan bij hebben gedragen. Er is aandacht gegeven aan persoonlijke ontwikkeling van medewerkers waarbij iedereen een gesprek heeft gehad met een leidinggevende. Ook is flexibele beloning actief en transparant ingezet.

Het managementteam is een traject gestart voor het ontwikkelen van individueel leiderschap om dit verder effectief in te zetten in het collectief van het MT en ten behoeve van de organisatie.

In 2023 is veel gebruik gemaakt van recruitment om werknemers te werven. Dit heeft gewerkt. Ultimo 2023 is de samenwerking met Werken in het Westen (platform voor opleidingen en vacatures) gestopt. Een projectgroep van DUO-gemeenten en Duo+ is gestart met het onderzoeken van nieuwe mogelijkheden voor arbeidsmarktcommunicatie die passend zijn voor de toekomst, zoals het ontwikkelen van een eigen werken-bij website eventueel gekoppeld aan de eigen gemeentelijke website

Na een lang traject van een Europese aanbesteding zijn in 2023 de accountantsdiensten gezamenlijk voor Ouder-Amstel, Diemen en Uithoorn aanbesteed. Vanaf het boekjaar 2023 zal de controle uitgevoerd worden door BDO accountants. In het kader van het In Control Statement zal deze controle ook anders plaatsvinden. Het voorgaande zal invloed hebben op de werkzaamheden voor de Planning en Controlcyclus, de Verbijzonderde Interne Controle door Duo+ en de eigen Interne Controle op gemeentelijke processen. Hiervoor hebben we het afgelopen jaar ingezet op het versterken van deze processen.

Duo+ schrijft inmiddels tijd voor onderdelen binnen het programma Buurt, op basis hiervan kunnen de afgenomen prestaties goed gemonitord en bijgestuurd worden. Het breder verankeren van tijdschrijven in de gehele Organisatie Duo+ is gezien ook de daarmee samenhangende kosten en het onzekere fiscale voordeel niet uitgevoerd.

Afgelopen jaar heeft het team JZ zich kunnen versterken door het invullen van nog openstaande vacatures. Hiermee kan JZ zich verder ontwikkelen in hun uitvoerende taken en in hun adviserende rol. Nu de basis steeds meer op orde is kan JZ zich de komende tijd ook gaan werken aan het verbeteren van de juridische kwaliteitszorg in de organisatie.

Vervanging hardware

Het proces van vervanging van hardware is in 2023 binnen het beschikbare budget gecontinueerd. Dit is gebaseerd op een economische levensduur van computers, etc. van in beginsel vijf jaar en voor mobiele telefoons drie jaar.

Doorontwikkeling applicatiebeheer

Met de professionalisering van het functioneel applicatiebeheer is de kwetsbaarheid verminderd en de kwaliteit verbeterd. Hiervoor zijn structurele gesprekken geweest tussen de functioneel applicatiebeheerders en de gebruikers van de applicaties. De grootste uitdaging in 2023 was de software voor de Omgevingswet. In intensief en constructief overleg met de gebruikers is voor fasering van de implementatie van de software gekozen. Dit is goed verlopen.
Ondanks verloop en vergrijzing bij de medewerkers van applicatiebeheer is het personeelsbestand in 2023 op orde is gebleven. Dit is het gevolg van gerichte en geslaagde werving van nieuwe medewerkers.

Zaakgericht werken

Met het programma Informatie Huishouding Op Orde is er gewerkt aan het beter borgen van het zaakgericht werken om daarmee de kwaliteit van het werk te verbeteren en beter te archiveren. Door diverse oorzaken is het programma minder ver gevorderd dan was gepland. Hiervoor is eind 2023 de aanpak van het programma herijkt waarmee in 2024 een inhaalslag gemaakt kan worden.
Wel is er veel inzet gepleegd om het zaakgerichtwerken onder de aandacht te brengen en te stimuleren dat medewerkers het zaakgericht werken goed oppakken.

Omgevingswet

De software voor de ondersteuning van de Omgevingswet (hoofdzakelijk de applicatie Rx.Mission) is gefaseerd in gebruik genomen. Er is veel ondersteuning aangeboden aan de gebruikersorganisatie om met behulp van deze software om te leren gaan met de nieuwe wet- en regelgeving. Gezien de complexiteit hiervan zijn we als organisatie nog lerende. Ook de software ondersteunt nog niet alle werkprocessen in voldoende mate en wordt ook in 2024 hiervoor nog doorontwikkeld.

Monitoring & Sturing

De ontwikkeling van het managementdashboard is een continu proces geweest via het project ‘Monitoring & Sturing’. Na het vervolmaken van de dashboards Mens en Geld is er gewerkt aan het dashboard Werk. De bedoeling hiervan is het monitoren van de werkvoorraad in het zaaksysteem. Dit is nog niet uitontwikkeld en zal in 2024 verder doorontwikkeld worden.

De werkzaamheden op facilitair gebied zijn in opdracht door het team Interne Dienstverlening van Duo+ uitgevoerd. Daarbij is gekeken hoe het hybride werken verder vormgegeven kan worden. Dit doen we op basis van de ervaringen die we momenteel opdoen met de afwisseling tussen thuis- en op kantoor werken. Op basis van die ervaringen wordt bepaald welke voorzieningen nodig zijn en welke ondersteuning geboden moet worden op kantoor en thuis. Hiervoor is heeft er op de 1e verdieping van het gemeentehuis een upgrade plaatsgevonden van de kantoorinrichting. De 2e verdieping zal in 2024 volgen.
Verder zijn de publiekshal en het bedrijfsrestaurant voorzien van nieuw meubilair, waarvan de kleur aansluit bij de raadzaal. Ook zijn de keuken en uitgiftebuffet van het restaurant gerenoveerd.
Uit veiligheidsoverwegingen zijn het aantal deuren met toegangscontrole uitgebreid en zijn j de druppels is vervangen door een toegangsbadges.

Op de gemeentewerf heeft de kleedruimte een upgrade gehad en zijn er nieuwe moderne lockers geplaatst. De volledige vloer is vervangen en de camera’s inclusief de Intercomm is vernieuwd.

In 2023 is verder gewerkt aan het verwezenlijken van de Communicatievisie. Hiervoor is in de 2e helft van 2023 de strategisch communicatieadviseur aangetrokken die dit nu verder kan gaan uitwerken. Tevens is er overleg geweest met Duo+ over hoe we de verschillende communicatie taken moeten beleggen. Dit proces loopt nog en zal in 2024 worden afgerond.